Ohne dich läuft’s nicht – Organisationstalent als Assistenz gesucht!

Jobbeschreibung

Assistenz (m/w/d), 20 - 30 Stunden pro Woche

Du liebst es, den Überblick zu behalten, sorgst für reibungslose Abläufe und bist ein Kommunikationstalent? Dann brauchen wir bei Code Q genau dich, um unseren Geschäftsführer und das Team im Alltag zu unterstützen! Wir sind ein Team von 5 Leuten und entwickeln seit mehr als 10 Jahren Webseiten, Web-Apps und Online-Tools. Wir arbeiten agil, um mit den Kunden gemeinsam tolle Projekte auf die Beine zu stellen.

Deine zukünftigen Aufgaben:
- Kalender- & Terminorganisation: Täglich eigenverantwortliche Verwaltung meiner Termine, Erinnerungen
- E-Mail-Management: Überblick über mein Postfach behalten, Mails vorsortieren, beantworten nach Briefing oder Rücksprache
- Einfache Buchhaltung & Rechnungen: Rechnungen pünktlich erstellen, Eingangsrechnungen kontrollieren und vorbereiten
- Organisation von Events & Meetings: Terminfindung, Catering organisieren, Einladungen und Teilnehmerkommunikation eigenständig erledigen
- Assistenztätigkeiten: Zu einem kleinen Teil auch persönliche Assistenztätigkeiten, wie etwas zur Post bringen
- Administrative Tätigkeiten & Erledigungen: Regelmäßige, unkomplizierte Unterstützung bei administrativen Aufgaben (Online-Bestellungen, -Postbearbeitung, Erledigungen usw.)
- Recherche und Vorschlagsaufbereitung: Vorbereiten von Themen wie „Welche Konferenzen zum Thema AI gibt es im nächsten halben Jahr in Wien und welche sind für uns am spannendsten.“

So sieht dein Arbeitsalltag bei uns aus:
- Wöchentlicher Team-Call: Jeden Montag um 10 Uhr (vor Ort und remote)
- Täglicher/regelmäßiger Check-in: Anfangs täglich morgens, später nach Bedarf, um mit Roland (GF) offene Themen zu besprechen
- Flexible Zeiteinteilung: Abgesehen von diesen fixen Terminen kannst du deine Arbeitszeiten eigenständig gestalten
- Eigenständiges Arbeiten: Nach einer kurzen Einarbeitung organisierst du deine Aufgaben proaktiv und selbstverantwortlich
- Proaktive Ideen: Wir freuen uns auf deine Vorschläge für effizientere Abläufe und Entscheidungen

Warum du zu Code Q kommen solltest:
- Dynamisches Team: Wir sind eine Webagentur, die mit Leidenschaft digitale Projekte vorantreibt
- Spielraum & Verantwortung: Kurze Entscheidungswege, Freiraum für eigenständige Organisation
- Offene Kultur: Deine Ideen und Vorschläge sind willkommen, wir lernen ständig voneinander
- Gehalt: Brutto € 3.063,– pro Monat Vollzeitäquivalent, wir sind flexibel mit 20–30 Stunden je nach deinen Wünschen.
- Flexible Arbeitszeiten: Für eine gute Work-Life-Balance oder wenn du ein Kind hast.
- Wahl des Arbeitsortes: Du kannst in unserem Büro im 7. Bezirk arbeiten, und auch bis zu 80% Remote.
- Moderne Tools & Technologien: Bei uns arbeitest du mit aktuellen digitalen Helfern (z.B. ChatGPT)

Das klingt nach dir?- Dann bewirb dich jetzt bei uns und werde Teil unseres Teams!
Schicke deine Bewerbung mit kurzem Anschreiben und Lebenslauf an jobs@codeq.at

Job-Anforderungen

Anforderungsprofil:
- Ausgeprägtes Organisationstalent: Verlässlich und genau beim strukturierten Abarbeiten von vereinbarten Aufgaben ohne Abweichungen
- Gute PC-Kompetenz: Rasches Einarbeiten in digitale Tools (PC, Internet, grundlegende Office-Kenntnisse)
- Hohe Kommunikationsklarheit: Präzise Rückfragen, sobald Entscheidungen oder Anweisungen nicht eindeutig sind, und sie dann gemeinsam besprechen
- Zuverlässige Zeiteinhaltung: Eigenständige, pünktliche und verbindliche Einhaltung der Arbeitszeiten ohne Erinnerungen oder Nachkontrolle
- Klare, strukturierte Denkweise: Aufgaben systematisch nach Prioritäten abarbeiten und dabei stets Überblick behalten
- Erfahrungen in einer Assistenzfunktion, mindestens 3 Jahre Berufserfahrung
- Deutschkenntnisse: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung mit ChatGPT: Du nutzt ChatGPT eigenständig und routiniert zur Unterstützung im Alltag und zeigst Neugier sowie Offenheit für neue Technologien und Arbeitsweisen

Einsatzort

Mariahilfer Straße 126/20, Wien, bis zu 80% Remote